Сколько рабочего времени команда тратит на встречи и зачем это анализировать

Встречи помогают синхронизировать команду, принимать решения и обсуждать сложные вопросы. Без них невозможно представить работу большинства компаний.

Но не стоит забывать, что встречи — это тоже трудозатраты. Например, если в часовом совещании участвуют семь человек, компания тратит семь часов рабочего времени. А если подобные встречи проходят регулярно, их вклад в общие трудозатраты может оказаться весьма существенным. И если компания не знает, сколько времени на них уходит, она не может понять, насколько оправданы эти затраты. 

Почему важно учитывать время на встречи

Само по себе большое количество встреч не означает проблему. Для одних проектов регулярные обсуждения необходимы, для других — могут свидетельствовать о большом количестве согласований или недостатке прозрачности в работе.

Отдельный учет времени на встречи помогает ответить на вопросы:

• сколько рабочего времени команда тратит на встречи;
• какие проекты требуют больше всего обсуждений;
• какие руководители проектов чаще проводят встречи;
• какие подразделения наиболее загружены коммуникацией;
• как меняется эта нагрузка со временем.

Без таких данных сложно понять, являются ли встречи необходимой частью работы или занимают значительную долю рабочего времени.

Когда стоит обратить внимание на встречи

Есть несколько признаков, которые говорят о том, что стоит проанализировать трудозатраты на встречи:

• сотрудники регулярно жалуются на нехватку времени для выполнения задач;
• обсуждения проходят без четкой цели или повестки;
• вопросы, которые можно решить в комментариях или документах, выносятся на созвоны;
• после одной встречи появляются новые встречи для уточнений;
• решения принимаются медленно из-за большого количества согласований.

Во многих случаях проблема заключается не в самих встречах, а в организации процессов.

Как сократить затраты времени на встречи

Чтобы встречи оставались полезным инструментом, стоит придерживаться нескольких простых правил:

• заранее определять цель и ожидаемый результат встречи;
• приглашать только тех сотрудников, чье участие действительно необходимо;
• использовать документы, комментарии и задачи там, где не требуется совместное обсуждение;
• регулярно пересматривать необходимость повторяющихся встреч.

Даже небольшие изменения позволяют сократить время на коммуникацию без ущерба для качества взаимодействия.

Как оценить трудозатраты на встречи

Самый простой способ — учитывать время, которое сотрудники тратят на встречи.

Например, можно рассчитать:

Но зачастую еще важнее не финансовая оценка, а понимание структуры рабочего времени.

Например:

• сколько часов на встречи ушло в конкретном проекте;
• сколько времени на встречи тратит каждый руководитель проекта;
• какова доля встреч в общем объеме трудозатрат команды;
• какие подразделения проводят больше времени в обсуждениях.

Такие данные помогают увидеть процессы, требующие оптимизации, и принимать решения на основе фактов, а не предположений.

Чем полезен Teamer?

В Табеле учета рабочего времени Teamer можно анализировать трудозатраты на встречи.

Если сотрудники отмечают время через встречи, система позволяет увидеть, сколько рабочего времени было потрачено именно на них.

Группировка по проектам помогает определить, какие проекты требуют больше всего обсуждений, сравнить трудозатраты на встречи между проектами и оценить распределение ресурсов.

Группировка по менеджерам проектов помогает увидеть, сколько времени на встречи затрачено в проектах под управлением каждого менеджера, и понять, в каких проектах обсуждения занимают больше времени.

Кроме того, встречи можно учитывать и как отдельный тип задач, если такой подход принят в компании. В этом случае затраты времени также будут доступны для анализа в Табеле УРВ. Для этого выберите группировку по типам задач и задайте нужный период отображения: по месяцам, неделям или дням.

Анализ трудозатрат на встречи помогает понять, как коммуникации влияют на работу команды. С Teamer эти данные позволяют быстро и удобно выявлять избыточные согласования, оптимизировать процессы и освобождать время для задач, которые действительно важны.

Попробуйте демо-версию Teamer или начните бесплатно.