Как выбрать систему управления задачами

От выбора системы управления задачами зависит, насколько эффективно используется рабочее время команды. На рынке десятки решений: от простых таск-менеджеров до крупных корпоративных платформ. Поэтому главный вопрос заключается в том, как не ошибиться с выбором.

Нередко компании внедряют инструмент, тратят время на настройку и обучение команды. И через несколько месяцев уже начинают искать замену. Чтобы этого не произошло, важно оценивать решение не только по количеству функций, но и по тому, насколько оно подходит под реальные задачи бизнеса.

Почему компании меняют системы управления задачами

Смена платформы почти всегда связана с завышенными ожиданиями или ошибками при выборе. Чаще всего причины выглядят так:

• решение оказалось слишком сложным для команды
• внедрение заняло больше времени, чем планировалось
• сотрудники не используют инструмент регулярно
• часть функций оказалась невостребованной
• для настройки потребовались дополнительные специалисты
• стоимость использования оказалась выше ожидаемой

Во многих случаях проблема заключается в том, что возможности инструмента не подходят под задачи компании.

Ошибка №1. Выбирать по количеству функций

На первый взгляд может показаться, что чем больше возможностей предлагает продукт, тем лучше. Однако на практике компании часто используют лишь небольшую часть доступного функционала. При этом сложность настройки, обучения и сопровождения возрастает вместе с количеством возможностей.

Перед выбором полезно определить, какие задачи действительно необходимо решать уже сейчас, а какие функции останутся невостребованными.

Ошибка №2. Ориентироваться только на текущие потребности

Команда из пяти сотрудников и команда из пятидесяти работают по-разному. Если решение подходит только для текущего объема задач, через некоторое время может потребоваться новый переход.

Выбирая систему управления задачами, важно учитывать не только текущие процессы, но и то, как будет развиваться компания.

Например, если компания будет расти, то появятся отдельные направления: HR, продажи, финансы, маркетинг, административный блок.
У каждого из них будут свои процессы, задачи и уровень доступа к информации.

Также со временем появляются:

• проекты под каждого клиента или контракт
• внутренние регламенты и база знаний
• встречи и фиксация договоренностей
• опросы сотрудников и клиентов
• взаимодействие с подрядчиками и временными специалистами

Возникает необходимость разграничивать доступы, роли и ответственность, а также выстраивать разные сценарии работы для разных команд. Система управления задачами со временем перестает быть просто таск-менеджером. Она превращается в единое рабочее пространство компании. Именно поэтому важно сразу выбирать решение, которое поддерживает рост структуры, а не ограничивает ее.

Ошибка №3. Не учитывать удобство для сотрудников

Часто решение принимает руководитель, а пользоваться инструментом приходится разным ролям внутри компании (от сотрудников отдельных отделов до внешних участников процессов). Если система неудобна в реальной ежедневной работе, она быстро перестает использоваться и превращается в формальность.

Поэтому важно учитывать не только интерфейс, но и то, насколько система подходит для работы всей структуры компании и разных сценариев использования.

Ошибка №4. Сравнивать только стоимость лицензии

Цена подписки — лишь часть расходов. Расходы могут возникать на этапе внедрения, обучения сотрудников, поддержки.

Иногда более дорогой на первый взгляд продукт оказывается выгоднее, если позволяет быстрее начать работу, не требуя дополнительных ресурсов для сопровождения.

Ошибка №5. Запускать сразу на всю компанию

Масштабное внедрение увеличивает риски. Гораздо безопаснее начать с одного отдела, проекта или рабочей группы. Такой подход позволяет проверить, насколько решение вам подходит, выявить проблемы, собрать обратную связь до полного перехода.

На что обратить внимание при выборе системы управления задачами

Перед принятием решения полезно ответить на несколько вопросов:

• Насколько быстро можно начать работу?
• Требуется ли сложная настройка процессов?
• Понятен ли интерфейс новым сотрудникам?
• Можно ли контролировать сроки и ответственность по задачам?
• Насколько легко масштабировать использование?
• Какие ограничения действуют в тарифах?
• Понадобится ли отдельный специалист для поддержки?
• Насколько быстро отвечает служба поддержки?
• Где будут храниться данные компании?

Чем больше ответов удается получить до внедрения, тем ниже вероятность ошибочного выбора.

Чем полезен Teamer

Teamer помогает быстро организовать работу в едином пространстве без сложного внедрения и привлечения отдельного администратора.

С помощью Teamer можно:

• выстроить понятную структуру работы с задачами от постановки до результата внутри разных проектов, команд и направлений
• назначать ответственных, фиксировать сроки и распределять роли между сотрудниками, подрядчиками и участниками проектов
• управлять доступом к задачам и информации для разных отделов и уровней сотрудников
• отслеживать, на каком этапе находится каждая задача и проект в рамках всей компании
• видеть загрузку участников команды и управлять распределением ресурсов между отделами и направлениями
• объединить задачи, процессы, коммуникации и базу знаний в едином рабочем пространстве

Teamer подходит тогда, когда важно запустить управление процессами быстро и без сложной миграции, при этом сохранить возможность масштабироваться: подключать новые команды, проекты, клиентов и выстраивать структуру компании без смены системы.

Попробуйте демо-версию Teamer или начните бесплатно, чтобы оценить системный подход к организации и контролю задач.